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Catégorie C (filière administrative)
Cadre d’emploi : adjoints administratifs
Finalité de la fonction :
- Assister le responsable de service sur les fonctions administratives
Intitulé de la Direction :
Savoie-biblio |
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Intitulé de l'unité :
Services transversaux de Savoie-biblio |
- Positionnement dans le service (organigramme)
- Relations externes au service
Au Conseil Général |
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Hors Conseil Général |
- Secrétariat général
- Direction des affaires financières
- Direction des affaires culturelles
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- équipes des bibliothèques
- services administratifs des communes bénéficiant des services de Savoie-biblio
- organisateurs de manifestations autour du livre
- porteurs de projets
- fournisseurs et prestataires de service
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Activités communes à tous les agents occupant ce poste |
Activités permanentes |
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Activités ponctuelles |
- Assurer toutes les tâches de secrétariat du service (rédiger les courriers, saisir et mettre en forme les documents, travaux de reprographie, assurer l’accueil physique et téléphonique, des prises de rendez-vous, tenir des plannings et des agendas etc.)
- Assurer le classement, l’archivage, le suivi des sauvegardes bureautiques des serveurs
- Assurer la revue de presse
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- Assurer une permanence d’accueil physique et téléphonique en lien avec les autres agents du site
- Participer à une tâche concernant l'ensemble du service en raison de son urgence, de la nécessité de recourir à un grand nombre de personnes ou des compétences personnelles de l'agent
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Activités spécifiques à certains agents |
Service Administration générale
- Tenir à jour l’outil d’évaluation du réseau
- Participer au suivi des dossiers de subvention : rédaction des arrêtés attributifs et des courriers de notification
- Participer à l’exécution budgétaire
Service Formation
- Gérer sur l’outil métier les inscriptions aux formations organisées par Savoie-biblio et préparer les outils nécessaires à chaque stage : confirmations, liste d’émargement, chevalets, dossiers pédagogiques, attestations, etc. en lien avec les responsables de centre
- Recueillir les bilans et évaluations des formations
Service Vie Littéraire
- Participer à la gestion administrative des demandes de subvention autour du livre : tenue et mises à jour des tableaux de bord, vérification des dossiers, envoi des accusés de réception
- Assurer la mise en forme d’outils de programmation et communication (programmation, brochures d’accompagnement, etc.)
- Participer à l’exemplarisation et à la circulation des documents acquis en lien avec une manifestation littéraire
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- Assurer le secrétariat de la cellule Communication (saisie des informations pour A l’Affiche)
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- Caractéristiques ou responsabilités particulières de la fonction :
- bonne approche relationnelle
- discrétion
- Connaissances professionnelles nécessaires (savoir, savoir-faire)
- connaissance du rôle et des missions de Savoie-biblio
- bonne connaissance du réseau de Savoie-biblio
- bonne connaissance des techniques de secrétariat
- connaissance de l’informatique (bureautique) de l’Internet et de l’intranet (messagerie, site de
Savoie-biblio)
- connaissances bibliothéconomiques
- connaissances de base sur le fonctionnement des collectivités territoriales
- Aptitudes générales exigées (savoir-être)
- Capacités d’organisation
- Sens du travail en équipe
- Sens de l’autonomie
- Capacités relationnelles (usagers, collègues, collaborateurs, hiérarchies)
- Capacités d’adaptation
- Capacités à acquérir de nouvelles compétences
- Savoir rendre compte
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