Organisation des données

Les informations gérées par un Système Intégré de Gestion de Bibliothèque sont organisées autour de trois fichiers principaux :
- le fichier des notices bibliographiques
- le fichier des exemplaires
- le fichier des lecteurs

Il existe également des fichiers annexes qui peuvent servir à :
- gérer d'autres informations (exemple : le fichier des fournisseurs)
- garantir la cohérence des données saisies (exemples : fichiers des auteurs, fichier des collections, fichier des catégories socioprofessionnelles, fichier des éditeurs).

Dans ce cas, on parle de fichiers d'autorités.

Normes, formats et recommandations

Les normes servent à fixer des règles communes de structuration et d'échanges des données. Elles permettent aussi aux données bibliographiques de survivre aux systèmes informatiques car elles sont indépendantes du système utilisé.

- Les ISBD (International Standard Bibliographic Description - Description internationale normalisée des documents)
Ils constituent un ensemble de spécifications normatives, validées au niveau international, pour la description bibliographique des documents existant dans les bibliothèques.
Les ISBD existent depuis plus de trente ans et sont largement adoptés dans le monde où ils servent de référence pour les règles nationales ou multinationales de catalogage

ISBD (M) description internationale normalisée pour les monographies
ISBD(S), publications en série
ISBD(CM) documents cartographiques
ISBD(PM) musique imprimée
ISBD (NBM) documents non-livres
ISBD (A) livres anciens
ISBD (ER) ressources électroniques

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- UNIMARC (Universal Machine Reading Cataloguing - Modèle de catalogage universel pour l'exploitation informatique)
Format d'échange de notices informatisées qui permet d'importer des notices de réservoirs bibliographiques (BNF ou Electre….) ou d'exporter des notices par exemple quand on change de logiciel ou lorsque l'on veut mettre les notices de sa bibliothèque dans un catalogue collectif commun.

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- La recommandation 995 sur l'échange des données exemplaire au format UNIMARC.
La Recommandation 995 a pour objectif de faciliter les échanges de données liées au prêt ou au dépôt d'exemplaires, notamment dans les organismes dépositaires de documents des bibliothèques départementales de prêt.
Elle porte sur la fourniture, au sein d'une notice bibliographique au format d'échange UNIMARC, de données relatives à l'exemplaire prêté ou échangé ainsi que d'autres informations permettant les classements, tris et statistiques.

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- ISO2709 Norme de l'International Standard Organisation.
Elle permet de structurer le fichier qui va permettre l'échange des notices.

Fonctionnalités

Tout en respectant l'ensemble des normes citées précédemment un logiciel de gestion de bibliothèque peut offrir les fonctionnalités suivantes :

Le catalogage
gestion des notices bibliographiques :
- catalogage de l'ensemble des types de documents (livres, docs sonores, vidéo, cdrom etc….)
- présence au minimum des champs ISBN, Titre, Auteur, fonction d'auteur, Editeur, Année d'édition, Collation, Collection, Notes, Résumé, Vedettes matières, Indices systématiques
- récupération des notices dans des bases bibliographiques sur CDROM ou en ligne (BNF, ELECTRE, DECITRE, GAM, CVS etc..)
- dédoublonnage systématique des documents par leur ISBN ou par des clés auteur, titre
- paramétrage de la saisie des notices à l'aide de grilles ou de masques
gestion des notices autorités :
- gestion des listes ou des notices d'autorité
- gestiondes renvois d'exclusion et d'orientation vers des formes retenues ou associées
gestion des exemplaires :
- gestion les exemplaires avec au minimum les champs, N° d'exemplaire, bibliothèque, section, cote, date du prêt etc…

La circulation des documents
Prêts et retours :
- paramétrage des droits de prêt selon des catégories d'emprunteurs
- des types de documents
- des lieux de prêts (centrale, annexe)
- des sections ou services (jeunes, adultes)
- gestion des dépôts
- couplage possible avec un système antivol
Réservations :
- paramétrage des réservations (Nb, durée, type de documents…)
- affichage de la réservation au retour des documents
- édition automatique de lettres de réservation
Retards :
- édition automatique des lettres de rappel

La gestion des emprunteurs
La création d'un fichier informatisé comportant des informations nominatives relatives aux personnes doit être déclarée à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). C'est le cas du fichier des emprunteurs dans une bibliothèque. Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le site de la CNIL et même faire votre déclaration en ligne .
Le fichier emprunteur doit pouvoir gérer plusieurs catégories d'emprunteurs (personnes physiques, collectivités…) Il doit aussi permettre la gestion de tarifs d'inscription.
Champs de saisie : Nom, prénom, adresse, téléphone, sexe, date de naissance, catégorie socioprofessionnelle, catégorie d'emprunteur, date d'inscription, établissement scolaire, collectivité, dépôt, date du dernier prêt, nombre de prêt an.

La recherche documentaire
Les logiciels de gestion de bibliothèque offrent souvent un niveau de recherche dit "professionnel" et un niveau de recherche adapté au public. La recherche doit pouvoir se faire sur les principaux champs de la notice bibliographique et au mieux sur l'ensemble des champs.
Cette recherche peut être multichamps et multicritères (utilisation des opérateurs booléens), utiliser la troncature (droite, gauche), la recherche par mots, offrir la possibilité de sauvegarder un historique de sa recherche et permettre de sauvegarder ses résultats dans un panier.

Les acquisitions
Le module acquisition permet de créer des suggestions d'acquisitions, de gérer des commandes, de réceptionner les commandes et de suivre les bons de commandes.
Suggestions d'acquisitions :
- dédoublonnage avec les ouvrages présents dans le fonds et déjà en commande
- saisie directe d'une suggestion de commande ou à partir d'une base bibliographique (cd-rom ou en ligne)
Gestion des commandes :
- création de bons de commandes (par fournisseur)
Réception des commandes :
- pointage
- intégration dans le catalogue
- possibilité de réception de documents hors commande (pris sur le rayon)
Suivi des bons de commandes :
- édition de la liste des ouvrages restant à livrer
- édition de relances
Autres fonctionnalités :
- récolement et désherbage
- statistiques
- éditions
- bibliographies, catalogues