Les opérations à effectuer avant

- désherbage voir la formation proposée par Savoie-biblio
- éventuellement changement dans le classement et les cotes
- éventuellement indexation matières Consulter le plan général de la classification simplifiée proposé par Savoie-biblio

Construire le projet

- vérifier si l'informatisation est une priorité pour la bibliothèque (Les questions à se poser avant)
- contacter Savoie-biblio pour vous aider à construire votre projet
- élaborer et argumenter le projet auprès des élus

De la décision de principe des élus à l'installation du logiciel

Le cahier des charges

Après la décision de principe des élus il est nécessaire de rédiger un cahier des charges. Celui-ci vous permettra de choisir parmi les offres du marché, la solution la plus proche de vos besoins. Il doit être envoyé aux différents fournisseurs.

Il est constitué de :

1. De l'objet de la consultation (pourquoi la bibliothèque désire s'informatiser)
2. d'une présentation de la commune avec présentation de la bibliothèque (personnel, horaires, surface, fonds, nombre d'emprunteurs, nombre de prêt, budget annuel)
3. de la configuration souhaitée ( matériel et logiciel)
4. Des renseignements garanties, maintenances et formations
5. Des références fournisseur
6. De devis, coûts et propositions
7. Et des critères de choix

Un modèle de cahier des charges type est à votre disposition : Version pdf et version rtf
D 'autres propositions sur le site de l'ADBDP

Mise en concurrence et analyse des offres

- envoyer le cahier des charges aux différents fournisseurs.
Vous trouverez une liste des fournisseurs sur le site de l'ADBDP
- penser à donner une date limite de retour des dossiers.
- constituer un tableau comparatif des offres qui vous permettra de faire votre choix, cf. en annexe du document un exemple de tableau comparatif.

Choix et délibération du Conseil municipal

Une fois le choix arrêté le Conseil municipal doit rendre une délibération. Celle ci vous permettra de passer votre commande de matériel et logiciel et devra être jointe à toute demande de subvention.

Installation

- réception, installation et paramétrage des matériels et logiciels.
- formation de l'équipe
- en parallèle à toutes ces démarches : l'équipe de la bibliothèque visite des bibliothèques informatisées et participe à des démonstrations commerciales.

Le plan d'informatisation :

- détermination de la date de fin d'informatisation (cette date si elle est fixée au moment du choix du système informatique doit figurer sur le cahier des charges).
- organisation pratique de l'équipe
Saisie du catalogue :
les fournisseurs de logiciels proposent parfois une base de données pour récupérer des notices bibliographiques.
Des fournisseurs de notices comme la Bibliothèque Nationale de France, Electre proposent eux aussi différentes possibilités payantes ou non, en ligne ou sur cdrom. L'offre de fourniture de notice bibliographique est en train d'évoluer rapidement avec l'annonce de la bibliothèque nationale de France de fournir en ligne et gratuitement ces notices.
Pour un calcul du temps de saisie d'un catalogue consulter le site de l'ADBDP
Saisie du fichier des lecteurs :
En parallèle penser à faire des statistiques de saisie. Informer les élus et votre public de la progression de l'informatisation de votre fonds.

Ouverture du prêt informatisé

Ouverture du prêt informatisé et formation des usagers.