Informatisation de la bibliothèque d’Arenthon

Anne-Catherine Mouchet - responsable de la bibliothèque municipale d’Arenthon

 

Tout a commencé en avril 2006… au moment où la municipalité a annoncé qu’elle nous accordait une somme plus importante que prévue, affirmant ainsi sa volonté de valoriser le travail effectué jusque là.

Nous avions en effet formulé une demande pour un PC qui nous aurait permis d’être plus autonome d’un point de vue administratif et de pouvoir consulter / gérer notre catalogue sur Excel. À nos yeux, une informatisation immédiate du fonds ne s’imposait pas, du fait que nous fonctionnions confortablement sur le mode manuel depuis seulement un an (date de l’ouverture de la bibliothèque) et que nous n’atteignions pas une fréquentation très importante. Il nous avait donc semblé judicieux de procéder par étape, à savoir d’abord le matériel, puis, quelques années plus tard, le logiciel.

 

 

Suite à la décision de l’équipe municipale de nous octroyer une somme de 5 000 €, nous avons donc mis en marche la procédure d’appel d’offres pour les logiciels, en utilisant les outils proposés par Savoie-biblio (modèle de cahier des charges, liste de fournisseurs potentiels).
Une demande a été soumise à 7 fournisseurs de logiciels, dont 2 de logiciels libres.

En juillet 2006, les offres ont été dépouillées et synthétisées, par une personne de l’équipe spécialisée dans l’information documentaire. Nous avons ensuite créé un groupe de travail, constitué de cinq personnes motivées et… disponibles, puisque nous étions alors en pleine période de vacances. Fin juillet, une réunion au Centre d’Annecy de Savoie-biblio avec Alain Tachet, responsable Réseaux Numériques, et Anne Caquais, bibliothécaire de secteur, a permis de retenir trois fournisseurs, en fonction de critères techniques et financiers.

Le groupe a ensuite rendu visite à trois bibliothèques locales utilisant un des logiciels retenus, pour recueillir des avis pragmatiques. En dernier ressort, des entretiens téléphoniques ont eu lieu avec les responsables de trois autres bibliothèques pour confirmer le choix final.
En octobre 2006, le groupe de travail a présenté au conseil municipal les trois logiciels sélectionnés en indiquant sa préférence pour Microbib.
C’est ce dernier logiciel qui a été retenu. Un appel d’offres a ensuite été lancé auprès des fournisseurs locaux pour le matériel (ordinateur et imprimante) en fonction des exigences requises par le logiciel.

Début 2007, une réunion a été programmée avec l’équipe au grand complet pour organiser le processus de saisie. Dix personnes se sont déclarées intéressées pour participer à la
saisie. Mais il s’agissait également de désigner celles qui suivraient la formation Microbib en avril (maximum 5 personnes).
Pour relayer l’information… relative à la formation, nous avons mis en place des binômes constitués d’une personne « initiée » et d’une personne « non initiée ».
À la pratique, il s’avère que les personnes, une fois formées, préfèrent travailler seules car même si la majeure partie des notices sont récupérées à la BnF (Bibliothèque nationale de France) via le protocole Z 39.50, le reste de la saisie (exemplarisation) demande de la concentration. Un contrôle est assuré en amont par une personne qui ne saisit pas, pour s’assurer de la conformité et de l’uniformité des notices

.À l’heure actuelle, nous poursuivons sur ce modèle. En un mois et demi, un quart du fonds de la bibliothèque a été saisi. Nous n’avons pas de date butoir pour la fi n de l’opération, mais nous aimerions informatiser le prêt aux classes à la rentrée scolaire. C’est la raison pour laquelle nous avons commencé par saisir les documents du secteur Jeunesse.

En conclusion : l’informatisation d’une bibliothèque est une tâche relativement lourde à mettre en place et à assumer pour une équipe de bénévoles. Elle ne peut se faire sans l’adhésion de tous les membres de l’équipe car c’est une charge supplémentaire de travail, qui s’ajoute aux heures de permanence, aux réunions, au temps passé à la gestion quotidienne de la bibliothèque.
Pour le public, ce travail est complètement invisible car les préliminaires en amont (sélection des fournisseurs de matériel et de logiciel) ne lui sont pas connus et la saisie est faite en dehors des permanences.
Fort heureusement, le soutien de la municipalité sur ce projet, associé à la perspective de nous affranchir d’une gestion manuelle fastidieuse nous incitent à aller de l’avant…

Affaire à suivre !

 

Fiche technique
• Création en 1990, déménagement en 2005
• Situation géographique : 5 km de La Roche-sur-Foron, 12 km de Bonneville
• Nombre d’habitants : 1 300
• Nombre de volumes : 2 000 documents
• Surface : 62 m2
• Logiciel de gestion : Microbib
• Accès Internet au public : Non
• Prêt de cédéroms, dévédéroms : très peu
• Nombre de prêts en 2006 : 4 292
• Ouverture au public : 7 h par semaine
• Équipe : 24 personnes bénévoles

Contacts :
Bibliothèque d’Arenthon
25 route de Bonneville
74800 Arenthon
Tél. : 04 50 03 92 79